Грамотно составленное техническое задание и проектная документация напрямую влияют на качество и сроки реализации проекта. Разработка технического задания для IT проекта государственного или коммерческого учреждения призвана учесть все нюансы до начала проведения тендера или запросов коммерческих предложений и передачи задания подрядчику. Процесс разработки документации направлен на то, чтобы описать все специфические детали, касающиеся будущего проекта, а также разработать документацию по эксплуатации, направленную на использование как внутренними ИТ-специалистами, так и другими пользователями системы.

Кроме того, для финансирования проектов по созданию информационных систем зачастую требуется проектная документация, отвечающая действующим стандартам качества: ЕСКД, ЕСПД (ГОСТ-19), КСАС (ГОСТ-34), ISO/МЭК. Эти стандарты указывают на то, каким требованиям должны отвечать создаваемые информационные системы и каким характеристикам соответствовать.